Statuts et règlements

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Table des matières :

1. Préambule
2. 0. Dispositions générales
3. 1. Les membres
4. 2. L'Assemblée générale
5. 3. Conseil d'administration
6. 4. L'exécutif
7. 5. Les comités de travail
8. 6. La direction générale
9. 7. Administration et autres procédures
10. 8. Finances
11. Annexe A - Lettres patentes
12. Annexe B - Définition de nos quatre axes
13. Annexe C - Organigramme de l'organisme

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Préambule

Le Carrefour d’animation et de participation à un monde ouvert (CAPMO) (Ancien Carrefour de pastorale en monde ouvrier de Québec Inc.), organisme de charité reconnu par l’Agence des douanes du revenu du Canada, est un carrefour d’actions et de réflexions ainsi qu’un organisme d’éducation populaire autonome.  Il favorise le regroupement, l’implication, le ressourcement et la formation des personnes provenant de milieux populaires et de celles qui leurs sont solidaires. Le CAPMO vise la construction d’une culture et d’un monde plus juste dans une perspective de refus la misère, d’exercice d’une citoyenneté reposant sur la dignité des personnes et de la reconnaissance de toute contribution à la société.

Il est dûment enregistré auprès du Registraire des entreprises du Québec en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies. Les objets pour lesquels l’organisme s’est engagé sont les suivants (voir annexe A) :

- Regrouper des personnes provenant de milieux populaires, appauvris et/ou ouvriers ainsi que des personnes engagées par solidarité avec celles au bas de l’échelle afin de développer avec elles des pratiques d’entraide, de solidarité et de citoyenneté;

 -Travailler dans une approche d’éducation populaire au développement de solidarités économiques, sociales et interculturelles ainsi qu’à la promotion de la qualité et des conditions de travail et de vie.

 - Animer la recherche de sens dans un esprit de dialogue et promouvoir les valeurs de solidarité, de justice sociale et de dignité humaine en assurant le lien entre la dimension spirituelle de l'être humain et les pratiques individuelles et collectives;

 - Produire et promouvoir des outils pédagogiques visant à se former à être des citoyens et des citoyennes conscients et responsables;

- Organiser ou collaborer à l’organisation d’événements publics dans le but de sensibiliser la population à des problématiques en lien avec notre mission. 

Les actions du CAPMO s’articulent autour de quatre axes d’intervention (voir annexe B) 

L’actualité et la vie populaire et ouvrière

La spiritualité et la culture des personnes engagées socialement

Le projet de société

La solidarité ici et ailleurs

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0. Dispositions générales

0.1 L’usage du masculin a été adopté afin d’alléger le présent document;

0.2 Dans les présents règlements généraux, les termes suivants désignent :

0.2.1 organisme : CAPMO

0.2.2         assemblée : l’assemblée générale

0.2.3         conseil : le conseil d’administration

0.2.4         exécutif : le conseil exécutif du CAPMO

0.2.5         membres : l’ensemble des membres en règle;

 0.3   Objets complémentaires :

0.3.1   Détenir, occuper, administrer, par propriété, location ou autrement tous les locaux, bureaux ou autres lieux nécessaires à la réalisation des objets ;

0.3.2     Recevoir ou emprunter des organismes charitables ou sociaux, privés ou publics, toutes les subventions et les fonds nécessaires, et conclure avec les autorités compétentes, privées ou publiques, toutes les ententes pertinentes à cet effet.

 0.4   Les règlements généraux peuvent être modifiés à la demande de 60% des administrateurs du conseil ou à la demande du tiers (1/3) des membres de l’organisme.  Une assemblée consultative portera sur la demande de changement.  S’il y a des modifications, celles-ci doivent être présentées, discutées et ratifiées lors de l’assemblée générale annuelle.

 0.5   Les lettres patentes et l’énoncé de mission du CAPMO sont les balises ayant guidé l’élaboration de ces règlements généraux (voir les annexe A et B).

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1. Les membres

1.1 L’organisme est constitué de deux types de membres : membre régulier et membre sympathisant;

1.2 Le membre régulier est subdivisé en deux catégories : membre individuel ou membre délégué d’un groupe.  
    1.2.1 Le membre régulier individuel est une personne qui adhère à la mission, aux 
    objets et aux axes d’intervention de l’organisme.
        1.2.1.1 Le membre régulier individuel a droit de vote aux assemblées générales et         peut être élu ou nommé pour siéger au conseil.

    1.2.2 Le membre régulier délégué d’un groupe provient d’un groupe adhérant à la         mission, aux objets et aux axes d’intervention de l’organisme.
        1.2.2.1 Le membre régulier délégué d’un groupe a droit de vote aux assemblées             générales, à raison d’un vote par groupe représenté, et peut être élu ou nommé             pour siéger au conseil sauf pour :
               1.2.2.1.1 Les membres représentant des bailleurs de fonds;
              1.2.2.1.2 Les membres représentant du réseau de la santé et des services                         sociaux ou de toute autre institution gouvernementale;

1.3 Les conditions à remplir pour devenir membre régulier (votant) sont les suivantes :
    1.3.1 Signifier par écrit son adhésion à la mission, aux objets et aux axes                         d’intervention de l’organisme, tels qu’ils figurent dans les lettres patentes et le                 préambule aux règlements généraux;

    1.3.2 Soumettre par écrit sa candidature au conseil, avec la recommandation d’un            membre régulier (votant);

      1.3.3 Voir sa candidature agréée par l’assemblée générale ou entre les assemblées         générales par le conseil.

      1.3.4 Payer la cotisation annuelle fixée par le conseil.
       
1.4 Le membre sympathisant est un groupe ou une personne désirant apporter un soutien financier de solidarité en appui aux actions du CAPMO.  La cotisation annuelle est fixée par le conseil. Ces derniers n’ont pas le droit de vote lors des assemblées et ne peuvent siéger sur le conseil.

1.5 Le conseil peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements généraux de l’organisme ou les critères fixés par les comités de travail. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le conseil doit – par lettre recommandée – l’aviser de la date et de l’heure de l’audition de son cas et lui donner la possibilité de se faire entendre.  Le conseil doit faire part de la suspension, de l’expulsion ou de la réintégration d’un membre lors de l’assemblée;

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2. L'Assemblée générale

2.1   L’assemblée est composée de tous les membres en règle de l’organisme.

 2.2   L’assemblée se réunit statutairement deux fois par année dont une fois dans  les trois mois suivant la fin de l’exercice financier.

2.2.1      Le conseil peut, en tout temps, convoquer les membres à une assemblée générale spéciale ou d’urgence;

2.2.2     Les membres peuvent, avec l’appui de 30% membres, demander la tenue d’une assemblée générale spéciale ou d’urgence, sauf pour une demande de révision de la charte ou des règlements généraux;

 2.3   L’assemblée générale statutaire doit être convoquée au moins quinze (15) jours ouvrables avant la date de ladite assemblée.

2.3.1   En cas d’assemblée générale spéciale, la convocation doit être faite au moins quarante-huit (48) heures à l’avance.  L’assemblée ne peut, à ce moment, que discuter et prendre des décisions en fonction du sujet apparaissant à l’ordre du jour.

 2.4   L'avis de convocation doit contenir les informations suivantes:

2.4.1         le jour, l'heure et le lieu de l'assemblée ;

2.4.2         l'ordre du jour de l'assemblée ;

2.4.3 tout autre document pertinent accompagnera l'avis de convocation.

 2.5   L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle doit comprendre les points suivants:

2.5.1         L’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale ;

2.5.2         Les états financiers vérifiés ;

2.5.3         La nomination du vérificateur externe ;

2.5.4         Les prévisions budgétaires pour l'année à venir ;

2.5.5         La ratification des règlements généraux ;

2.5.6         La ratification des actes des administrateurs ;

2.5.7         Le bilan des activités de la dernière année ;

2.5.8         Les orientations pour l'année à venir ;

2.5.9         L'élection des membres du conseil d'administration.

2.5.10     Tout autre point jugé pertinent par le conseil

 2.6   Le quorum de l’assemblée est de 10% le nombre de membres en règle présents.  Le conseil ne peut être comptabilisé dans ce nombre;

2.7   L’assemblée est dite souveraine;

 2.8   Pouvoirs de l’assemblée

2.8.1         Élire le conseil d’administration;

2.8.2         Recevoir et juger les rapports venant de l’assemblée générale, du conseil d’administration et des différents comités de travail;

2.8.3       Voter le budget annuel, les états financiers ainsi que le plan d’action de l’organisme;

2.8.4         Se prononcer sur la vérification des livres comptables et sur les autres documents ayant trait à l’administration de l’organisme;

2.8.5         Entendre tout appel dûment formulé concernant une expulsion ou une suspension ou une réintégration d’un membre en règle de l’organisme;

2.8.6         Adopter et modifier les règlements généraux;

2.8.7       Destituer un administrateur qui ne réalise pas, de manière adéquate et appropriée, le mandat qui lui a été confié par l’assemblée;

2.8.8         Nommer un vérificateur pour les livres comptables, s’il y a lieu;

2.8.9         Créer et dissoudre des comités de travail permanent.

 

2.9         Les décisions sont soumises par vote à main levée par majorité simple. Un vote secret peut également être tenu si cinq (5) membres en règle en font la demande;

 2.10     En cas d’égalité des voix, le vote du président du conseil compte pour deux voix;

 2.11     La permanence de l’organisme n’a aucun droit de vote lors de l’assemblée.  Cependant, elle peut intervenir durant une assemblée afin de donner son point de vue;

 2.12          Procédure d’élection du conseil :

2.12.1     L'assemblée générale nomme une personne comme président d'élection et une autre comme secrétaire d'élection. Ces deux personnes agiront comme scrutateurs en cas d’élection. Après avoir accepté d'agir en cette qualité, elles n'auront pas le droit de vote et ne pourront être mises en candidature.

2.12.2     Le président d'élection informe alors l'assemblée des points suivants:

2.12.2.1             Les noms des membres sortant de charge et ceux des membres qui sont rééligibles pour un deuxième mandat ;

2.12.2.2             Les membres désirant s'impliquer doivent présenter leur candidature.

2.12.2.3            Les mises en candidature sont closes sur une proposition dûment appuyée et non contestée.

2.12.2.4             S'il y a plus de candidats que de sièges vacants, il y a élection. Par contre, si le nombre de candidats est égal au nombre de sièges vacants, les candidats sont élus par acclamation.

2.12.2.5        S'il y a élec tion, elle a lieu au vote secret, qui consiste à distribuer un bulletin de vote à chaque membre qui inscrit les noms des candidats de son choix. Le nombre de noms doit correspondre au nombre de postes vacants.

2.12.2.5.1      Les scrutateurs ramassent les bulletins de vote et en font le décompte. Les candidats qui ont accumulé le plus de vote deviennent les élus.

2.12.2.5.2      En cas d'égalité, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement.

2.12.2.5.3      Le président nomme les nouveaux élus, sans toutefois donner le résultat qui demeure secret.

2.12.2.6         Toute décision du président quant à la procédure oblige l'assemblée, à moins que cette dernière en appelle.

2.12.2.7             Si des postes demeurent vacants, l'assemblée confie aux administrateurs élus la tâche de les combler.

2.12.2.8             Une fois que les informations sur la procédure d’élection ont été données à l’assemblée, la mise en candidature peut commencer.

2.12.2.9       Le conseil dûment élu peu, à partir de ce moment former le conseil exécutif.

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3. Conseil d'administration

3.1   Le conseil d’administration est composé de sept (7) membres

3.1.1         Le coordonnateur de l’organisme est invité à siéger sur le conseil, mais il n’a pas de droit de vote.  Il peut être accompagné de toute personne dont il juge la présence pertinente.

 3.2   Les membres du conseil d’administration ont un mandat d’une durée d’un an.

3.2.1         Le mandat peut être renouvelé pour 2 années consécutives, après quoi, un congé d’un an est nécessaire afin de siéger à nouveau sur le conseil. 

 3.3   Le conseil se réunit à dix (10) reprises au cours de l’année.  En tout temps, le conseil d’administration peut déterminer des rencontres supplémentaires s’il le juge opportun;

 3.4   Le quorum pour le conseil d’administration est de 4 membres. Cependant, si un membre quitte pendant son mandat, le quorum devient proportionnel aux nombres restant de membres soit un quorum de trois membres pour 5 ou 6 membres siégeant sur le c.a.

 3.5   Les pouvoirs du conseil d’administration sont les suivants :

3.5.1         Voir à l’application des orientations défnies par l’assemblée ;

3.5.2         Convoquer l’assemblée générale et voir à l'exécution des décisions de cette dernière ;

3.5.3         Mettre sur pied, coordonner ou abolir des comités de travail ad hoc ;

3.5.4         Vérifier régulièrement les états financiers à être présentés à l’assemblée générale ;

3.5.5         Vérifier les prévisions budgétaires à être présentées à l’assemblée générale ;

3.5.6        Embaucher, encadrer et fixer la rémunération de tous les employés.

3.5.7       Assurer toute représentation pertinente à la poursuite des objets de l’organisme ;

3.5.8         Autoriser les emprunts pour l’organisme ;

3.5.9         Combler toute vacance qui puisse se présenter dans ses rangs ou à l'exécutif au cours de l'année. Cette nomination doit être entérinée lors de la prochaine assemblée générale. Le mandat est effectif dès la nomination;

3.5.10     Présenter un rapport de ses activités à l'assemblée générale ;

3.5.11     Remplir toutes les autres fonctions en conformité avec les objets de l’organisme.

3.5.12     Approuver les activités et les lieux d’insertion de la permanence

3.5.13     Fixer les montants des différentes cotisations des membres

3.5.14     Nommer le conseil exécutif

 

3.6   Si 60% des administrateurs du conseil quittent leurs postes, une assemblée générale spéciale doit être convoquée afin de combler leurs postes;

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4. L'exécutif

4.1   L'exécutif est constitué des quatre officiers suivants: le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier ; 

4.2   L’exécutif est nommé par le conseil nouvellement élu

4.3   Les rôles et pouvoirs de chacun des officiers :

4.3.1         La présidence :

4.3.1.1        Cette personne représente l'organisme dans les relations qu'elle peut avoir avec l'extérieur.  Les membres du conseil peuvent également nommer d’autres personnes pour représenter l’organisme.

4.3.1.2    Elle signe tous les documents officiels requérant sa signature.

4.3.1.3      Lors d’une rencontre du conseil ou de l’assemblée, le vote de la présidence est comptabilisé en double lors d’égalité des voies.

4.3.1.4        Elle remplit toute autre fonction qui lui est assignée par le conseil.

                        

4.3.2         La vice-présidence :

4.3.2.1        Cette personne assiste le président dans ses fonctions et le remplace lorsqu'il est dans l'incapacité d'agir.

4.3.2.2   Elle signe tous les documents officiels requérant sa signature.

4.3.2.3          Elle remplit toute autre fonction qui lui est assignée par le conseil.

 

4.3.3         Le secrétariat :

4.3.3.1         Cette personne effectue la rédaction des procès-verbaux lors des assemblées du conseil d’administration. Cette personne peut également être appelée à exercer cette fonction lors des assemblées.

4.3.3.2          Elle doit tenir à jour le cahier des procès-verbaux et des résolutions, ainsi que la liste des coordonnées des administrateurs.

4.3.3.3     Elle est généralement appelée à signer les documents qui engagent l'organisme.

4.3.3.4         Elle est responsable de s’assurer de la bonne gestion de la liste des membres de l’organisme.

4.3.3.5     Elle remplit toute autre fonction qui lui est assignée par le conseil d'administration.

 

4.3.4         La trésorerie :

4.3.4.1          Cette personne a la charge et la garde des fonds de l'organisme ainsi que de ses livres comptables.

4.3.4.2          Elle doit s’assurer que les fonds sont déposés dans une institution désignée par le conseil d'administration.

4.3.4.3          Elle doit s’assurer de la préparation du bilan financier et des prévisions financières pour l'Assemblée générale.

4.3.4.4          Elle doit s’assurer que les chèques de l'organisme soient signés par les signataires légaux.

4.3.4.5          Elle remplit toute autre fonction qui lui est assignée par le conseil d'administration.

 

4.4   L’exécutif peut se rencontrer à tout moment qu’il juge opportun.

4.4.1         Les rencontres de l’exécutif sont convoquées par le secrétaire à la demande du président.

4.4.2      Le quorum de cette rencontre est de trois (3) membres de l’exécutif. 

4.4.3         Toutes les questions soumises lors de cette rencontre sont décidées en unanimité.  En cas de mésententes, la question doit être soumise au conseil d’administration.

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5. Les comités de travail

5.1 Les comités de travail sont de deux ordres :


5.2 Ils effectuent le travail qui leur a été attribué

5.3 Ils élaborent, au besoin, leur propre budget de fonctionnement qui doit être approuvé par le conseil;

5.4 Ils élaborent un plan d’action qui doit être présenté au Conseil;

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6. La direction générale

6.1   la direction générale comprend : les opérations reliées au secrétariat et aux finances, le fonctionnement régulier des comités permanents et le suivi à apporter aux comités ad hoc du CAPMO dont les mandats sont temporaires et qui répondent soit devant le conseil soit devant l’assemblée

6.2   Les comités permanents  sont les suivants : Organisation et Financement; Personnel; Communications et Activités.

6.2.1   le comité permanent de l’Organisation et du financement inclut outre le financement du CAPMO, les dimensions du matériel, de la préparation et de l’évaluation des activités prévues; en particulier le Calendrier annuel du CAPMO relève de ce comité;

6.2.2   le comité permanent du Personnel comprend les salariés, les bénévoles et les stagiaires.

6.2.3   le comité Communications comprend les communications internes et externes du CAPMO ainsi que le Site web, lequel chevauche les deux secteurs.

6.2.4  le comité Activités comprend toutes les activités ordinaires ou spéciales prévues au plan d’action annuel et aussi celles que la conjoncture dicte au CAPMO en vertu de sa mission, de ses buts généraux et de ses axes d’activités.

 6.3   Sous l’autorité du conseil, la direction générale est assumée par un employé salarié engagé à titre de coordonnateur

 6.4   Le coordonnateur veille au fonctionnement général de l’organisme. Il a sous sa responsabilité directe les comités permanents et donc il gère l’organisation et  le financement; le personnel salarié, bénévole et stagiaires; s’occupe des communications internes et externes y inclus le site web; et s’assure que les activités  prévues au Plan d’action annuel soient réalisées ainsi que celles dictées par les urgences de la conjoncture relativement à notre mission, à nos buts généraux et à nos axes d’action.

 6.5   Entre la tenue de deux conseils, le coordonnateur est sous la responsabilité directe de la présidence de l’organisme : soit le président, soit un membre de l’exécutif désigné par président à cette fonction expresse.

6.6    Un comité ad hoc mis en place par le conseil est responsable d’engager les personnes salariées et d’accepter les stagiaires.

 6.7   Les conditions de travail du Coordonnateur et des salariés sont déterminées par le Conseil d’administration et un contrat de travail est élaboré pour protéger l’organisme comme l’employé sous réserve des capacités financières du CAPMO; dans ce contrat on retrouve la durée, les principales tâches mandatées, les conditions de travail et les politiques internes de l’organisme.

 6.8   Sur une base annuelle, le Conseil d’administration supervise et évalue le travail du  coordonnateur, des salariés et des stagiaires

6.9   Le coordonnateur est invité au conseil d’administration et n’y a pas droit de vote. Sur  sa proposition d’autres salariés ou bénévoles peuvent aussi être invités au conseil, mais sans droit de vote.

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7. Administration et autres procédures

7.1    Procès-verbaux des réunions, assemblées et livres des résolutions 

7.1.1   Dans un procès-verbal de réunion ou d’assemblée, on doit mentionner : la date, l’heure, le lieu de la réunion ou de l’assemblée, le nom des administratrices et les membres présentes ou absentes ainsi que les propositions et les résolutions.

7.1.2   Chaque procès-verbal de conseil d’administration doit être adopté à la première réunion subséquente. Le procès-verbal d’une Assemblée générale annuelle ou spéciale doit être adopté à la prochaine Assemblée générale annuelle.

 7.2   Fusion du CAPMO avec un autre organisme

7.2.1   Tout projet de fusion du CAPMO avec un autre organisme doit être au préalable discuté et accepté lors d’une Assemblée générale extraordinaire. Le pourcentage de votes nécessaires pour l'adoption d'une proposition de fusion est fixé à 66% des membres votants.

 7.3   Dissolution de l’organisme

7.3.1   Il ne peut y avoir de dissolution de l’organisme sans que le projet de dissolution ne soit au préalable discuté et adopté par les membres en règle de l’organisme dans le cadre d'une Assemblée générale extraordinaire. Le pourcentage de votes nécessaires pour l'adoption d'une proposition de dissolution est fixé à 66% des membres votants, en s’assurant que les biens restants iront à un organisme ayant des activités similaires à celles du CAPMO.

 7.4    Accès aux documents légaux du secrétariat

7.4.1   Les livres du secrétariat de l’organisme (liste des membres, actes des administrateurs ou tout autre document légal) peuvent être examinés, sur demande écrite auprès du secrétaire de l’organisme, par tous les membres en règle.

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8. Finances

8.1   Signatures des effets bancaires, des contrats et des engagements

8.1.1   Tous les chèques, billets, lettres de change ou autres effets bancaires, contrats ou conventions engageant ou favorisant l’organisme doivent être signés par les administratrices mandatées par le conseil d’administration.

 8.2   Affaires bancaires

8.2.1   C’est le conseil d'administration qui détermine le type d’institution financière (banques, caisses populaires, trusts, etc.) où la ou les personnes désignées par celui-ci, peuvent effectuer les transactions bancaires.

 8.3   Exercices financiers

8.3.1   L'exercice financier commence le l^er juillet de chaque année et se termine le 30 juin  suivant.

8.3.2   L'Assemblée générale peut déterminer toute autre date qui lui convient pour le début et 1a fin de l'exercice financier.

 8.4   Vérification

8.4.1   Les États financiers seront soumis à examen chaque année par une comptable nommée à cette fin lors de l'Assemblée générale annuelle

8.4.2   Les livres de l’organisme seront mis à jour dans les trois mois suivant la fin de l’exercice financier.

 8.5   Accès aux documents légaux de la trésorerie

8.5.1  Les livres de la Trésorerie (états financiers, entente de service ou autre) de l’organisme peuvent, sur demande écrite auprès du trésorier de l’organisme, par tous les membres.

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Annexe A - Lettres patentes

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Annexe B - Définition de nos quatre axes

 1.     L’actualité et la vie populaire et ouvrière

Concerne l’actualité et la vie populaire et ouvrière, que nous pouvons connaître par nos engagements et les médias courants, marquées par les questions locales, nationales et internationales.

2.    La vie spirituelle et la culture des personnes engagées socialement
Concerne la quête de sens, de nos motivations, de nos valeurs, de l’esprit qui nous anime. C’est faire mémoire,des échecs, des victoires, de se rappeler d’où l’on vient et voir où l’on s’en va. La vie spirituelle et culturelle des personnes engagées socialement c’est d’abord le vivre ensemble, d’avoir le plaisir d’être ensemble, en toute amitié.

3.    Le projet de société
L’importance de se donner des mains, des pieds qui avancent, dans l’histoire pour un projet porteur d’espérance pour tous et chacun. Notre projet de société repose sur la dignité des personnes pour se libérer de l’exploitation et de l’oppression. 

4.    La solidarité ici et ailleurs
Ce sont ces mains qui s’unissent entre elles, ces pieds qui cheminent ensembles.  La solidarité, du local à l’internationale,  est l’expression de notre volonté d’être ensemble. Elle s’exprime également par un parti pris pour les personnes exclues, isolées, des gens pour qui survivre (ou sous-vivre) est une réalité quotidienne

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Annexe C - Organigramme de l'organisme

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